За 12 минут: как провести любое совещание быстро и эффективно - «Бизнес»

Эта методика сэкономит ваше время и деньги. С чего начать и как подготовиться к быстрым совещаниям?

В основе методики – закон Парето 20/80 (20% всех усилий дает 80% результата). 20% времени затрачивается на выполнение 80% задач.

Простая математика говорит, что если ваше совещание длится 60 минут ежедневно, составом 5-9 человек со средней стоимостью одного рабочего часа в 625 руб. (это в среднем 100 тыс. руб. – з/п), то ваш совещательный бюджет в месяц составляет:

5-9 человек Х 20,58 дней (среднее кол-во рабочих дней в месяце) Х 625 руб. = от 64 312 руб. до 115 762 руб.

Соответственно, если вы проводите совещания 2-3 раза в день, то стоимость увеличивается до 347 288 руб. в месяц.

Если вы вовлекаете большее число сотрудников в совещательный процесс, то каждый последующий увеличивает стоимость совещательного процесса на 12 863 руб. в месяц.

При расчете стоимости можно включить также оплату выхода на работу в выходные и праздничные дни, причинами которых могут стать также долгие совещания.

Итак, затяжные совещания – признак многих компаний. Быстрые и результативные совещания – искреннее желание многих работников компаний.

В пользу быстрых совещаний – психологический закон Йерса-Додсона, устанавливающий взаимосвязь между стрессом и результативностью работы. Согласно этому закону, результативность является оптимальной тогда, когда присутствует некий уровень стресса, а в отсутствие стресса результативность снижается до минимума, как и в случае чрезмерного стресса.

В быстрых и результативных совещаний присутствует рабочий темп обсуждения.

Для начала можете оценить эффективность и стоимость совещательных процессов, ответив на следующие вопросы:

1. По всем ли вопросам вы успеваете принять решение на совещании?

2. Отправляете ли вы информационные материалы согласно повестке к совещанию? Если да, то этого времени достаточно для анализа и изучения?

3. Пользуются ли приглашенные телефоном во время совещания? Отвечают ли на звонки и SMS?

4. Приглашаете ли вы на совещания лиц, ответственных за реализацию принятых решений?

5. Соблюдаете ли вы контроль времени диалога каждого из приглашенных?

6. Закреплены ли ваши поручения за конкретными лицами?

7. Проверяете ли вы статус выполнения задач?

8. Есть ли ответственный за подготовку к совещаниям?

9. Пользуетесь ли вы единым информационным полем для обсуждения результатов совещаний?

10. Владеете ли вы приемами удержания внимания присутствующих на совещании лиц? Контролируете ли вы их вовлеченность?

11. Обратите внимание, когда приносят на совещание кофе (чай, воду) снижается ли общая производительность во время совещания?

12. Завершаете ли вы совещания, если начинается обед (заканчивается рабочий день)?

13. Проводите ли вы совещания в цехах (отделах)?

14. Проводите ли вы расчет времени, затраченного на выездные совещания?

15. Организуете ли совещания там, где возникла проблема?

16. Фиксируете ли вы общее время проведения совещания?

17. Опаздываете ли вы или приглашенные на совещания? Каково среднее время опозданий?

Отвечая на вопросы, вы поймете, где ваши «узкие места» в совещаниях.

Самые распространенные итоги:

- Совещания ни к чему не ведут.

- Они длятся слишком долго.

- Они всегда поздно начинаются.

- Никто ими не руководит.

- У каждого участника своя повестка дня.

Как начать проводить быстрые совещания за 12 минут

Методика быстрых и результативных совещаний «12 минут» предполагает тренировку. Это методика, требующая подготовки как организационного, так и содержательного плана.

Итак, с чего начать тренироваться:

1. Сократите повестку дня до 2-3 вопросов. Пересмотрите вопросы, которые вы выносите на обсуждение. Есть ли вопросы, которые можно делегировать?

2. Уберите из повестки дня «Разное». Если важные вопросы – выносите их на обсуждение, если вопросы носят информационный характер, то можно использовать адресную информационную рассылку по почте, в мессенжерах с фиксацией обратной связи о получении и ознакомлении. Опросы, сбор обратной связи можно проводить с помощью Google-форм.

3. Рассылайте необходимую информацию за 1-2 дня до совещания, и тренируйте приглашенных знакомиться с такими документами заранее и на совещание приходить «в теме».

4. Учитесь делать быстрые и «сухие» обзоры текущей проблемы и ситуации, максимально используйте дашборды.

5. Договоритесь с приглашенными о цифровом вакууме на 12 минут, никаких телефонов!

6. Не приглашайте на совещания замов или специалистов, из-за того что их руководитель не может присутствовать. отработайте навык приглашать только людей, принимающих управленческие решения и ответственных исполнителей.

7. Фиксируйте персональную ответственность по каждому вопросу повестки.

8. Пробуйте организовывать совещания в производственных местах, участках, в месте, где возникла обсуждаемая проблема.

9. Научитесь держать внимание лиц, принимающих решения, с помощью фасилитационных и модерационных техник:

- Проводите совещания стоя и просите всех участников также стоять!

- Контролируйте у ответственного лица актуальный реестр выполнения поручений, используя Канбан-мониторинг.

- Создайте единое информационное поле для обсуждения результатов совещаний.

Важно при овладении навыка быстрых совещаний тренировать свою команду проводить их, а также формировать культуру правильного делегирования полномочий.

Проведите с командой тренинги по отработке:

- методики быстрых выступлений 4П (приветствие, потребность, презентация, продажа);

- техник тайм-менеджмента;

- борьбы с «пожирателями времени».

Организуйте на постоянной основе обучение руководителей и ключевых специалистов навыкам:

- Модерации (умение вовлекать всех участников в рабочий процесс и разработку плана действий по обсуждаемой проблеме с целью принятия итоговых решений).

- Фасилитации (умение результативно организовывать групповое обсуждение на совещаниях в нужном русле с учетом поставленных задач и регламента). Результативность фасилитатора это: конструктивный управляемый диалог, достижение поставленных задач, выполнение регламента, принятие решений.

- Трекинга (умение постоянно фокусировать совещательный процесс в едином содержательном поле: цель – ограничение – устранение ограничения).

Можно начать тренироваться, уменьшая совещания, к примеру, до 40 минут. Тренироваться можно в Zoom, используя базовый пакет, ваше совещания продлится не более 40 минут! И при повторном подключении уже становится понятно, что все обсудили, а по новому кругу обсуждать интереса и времени нет.

Специально ограничивайте совещательное время, тогда увидите динамику.